Levantamento dos processos internos do paciente Nesta fase o Consultor conhecerá todos os setores e, em conversa com os usuários, gerentes e administradores, tomará conhecimento de todos os processos adotados para o desenvolvimento das rotinas diárias que irão influenciar nos resultados finais. As pessoas responsáveis deverão informar quais objetivos desejam alcançar para que o sistema possa ser configurado de acordo.

 

Configuração dos módulos de acordo com os processos internos adotados.
Todas as informações obtidas na fase anterior serão aplicadas no sistema AZ Cabelo&Estética nos módulos de agendamento, cadastros gerais, financeiro, estoque, frente de caixa e comanda eletrônica.

Treinamento dos usuários.
Todos os usuários do sistema serão treinados de acordo com o modelo operacional da clínica.

Acompanhamento dos processos.
Haverá um acompanhamento do dia-a-dia da clínica até o fechamento do mês, corrigindo falhas de utilização e esclarecendo dúvidas.

Fechamento e apuração de resultados.
Serão emitidos todos os relatórios de fechamento e, juntamente com o administrador, feita a conferência das informações e, se necessário, a mudança de rotinas do sistema.

Chegada do paciente
Na chegada do paciente à clínica, a recepção fará a leitura do cartão preferencial que informará ao setor de procedimentos, através do sistema, a presença deste paciente, evitando fluxo desnecessário de profissionais ou perda de tempo utilizando telefone. Ao mesmo tempo informará ao setor responsável, pendências financeiras, observações gerais ou mesmo lembrete de aniversário.

Espera
O setor de procedimento receberá a informação da chegada do paciente através de terminais de consulta. Na tela de consulta mostrará, os pacientes que aguardam na recepção, mostrando horário de marcação, horário de chegada, procedimento a ser realizado e o profissional responsável. O sistema emitirá aviso para cada novo registro e para pacientes que estiverem aguardando por mais de um determinado tempo. O status do paciente mudará após o profissional informar seu atendimento, de ESPERA para ATENDIMENTO e depois para ATENDIDO após a finalização dos procedimentos. Com este controle será possível emitir relatórios de controle informando o tempo médio de espera, de atendimento e média de permanência do paciente na clínica, entre outros relatórios.

Pré-atendimento
A qualquer momento o profissional ou auxiliares poderão consultar a ficha do paciente, verificando últimos procedimentos executados, ficha técnica e demais informações necessárias ao pré-atendimento.

Atendimento
Todas as consultas do pré-atendimento estarão disponíveis também no módulo de Atendimento, com a diferença de que neste módulo, o profissional que estiver efetuando o atendimento, poderá editar as informações, inserindo novos dados na ficha do paciente, preenchendo formulários de anamnese, evolução corporal, prescrevendo e emitindo protocolos de tratamento e receituários. Neste módulo o profissional somente terá acesso aos dados dos pacientes que lhe forem pertinentes, conforme pré-configuração.

Protocolo de Tratamento
Neste módulo o profissional ao fazer a avaliação do paciente, informará ao sistema o tratamento indicado, com a descrição dos serviços, quantidade de sessões previstas e intervalo das sessões. Essas informações ficarão disponíveis para consultas futuras, podendo ser impressas a qualquer momento. O protocolo de tratamento também será utilizado no módulo de Relacionamento, onde os tratamentos serão “fechados”.

Receituário
O Receituário terá uma opção de cadastro de produtos e medicamentos, que serão incluídos no receituário, podendo inserir observações na forma de utilização. Os receituários prescritos aos pacientes serão gravados e poderão ser consultados e impressos a qualquer momento.

Anamnese e Evolução
Este módulo permitirá aos profissionais terem acesso a diversos formulários de anamnese, conforme padrão adotado na clínica, que poderão ser adicionados ao cadastro do paciente e consultadas futuramente, eliminando o acúmulo de papel e arquivos.

Relacionamento (pré e pós-fechamento)
No módulo de Relacionamento são feitos todos os controles dos tratamentos dos pacientes, com as seguintes fases:

Nesta fase o protocolo de tratamento poderá ser efetivado e a forma de pagamento negociada, efetivando assim o fechamento do tratamento e mandando todas as informações para o caixa que só precisará receber do paciente. O sistema já emitirá o contrato e o programa de tratamento do paciente para assinatura de acordo e arquivo.
Desistência e Troca de Tratamento – É fato que eventualmente ocorre desistência de tratamentos por motivos diversos, ou mesmo troca de um tratamento por outro, seja por indicação do profissional ou para evitar a desistência por parte do paciente. O módulo de Relacionamento estará preparado para estas situações.

O módulo de desistência grava todas as informações na ficha do paciente, a data da desistência, o motivo e o usuário responsável pela informação, faz o cancelamento de todas as sessões não utilizadas, todos os cheques pendentes e de todos os agendamentos futuros. Além disso, disponibiliza um relatório completo da desistência, com data do fechamento, serviços, qtd de sessões, sessões realizadas, custo da clínica e valor para devolução ao paciente.

A troca de tratamento funciona de forma parecida com a desistência. É necessário informar o motivo da troca, qual o novo tratamento e se haverá devolução ou acréscimo de valor. O sistema fará todas as alterações na ficha do paciente e disponibilizará relatórios de controle.

Configurações, Estatísticas e Relatórios.
Módulo de configuração dos módulos anteriores, inserindo parâmetros para cadastros, estatísticas e relatórios.